Date :                     Jeudi le 11 août 2016

Lieu :                      Hôtel Sheraton Aéroport

Heure :                  13h30

 1. OUVERTURE ET MOT DE BIENVENUE DU PRÉSIDENT

Monsieur Jean La Traverse préside l’assemblée et souhaite la bienvenue à tous les participants.

2. QUORUM

Le nombre de participants requis étant suffisant, l’assemblée est déclarée officielle.

3. PROCÈS-VERBAL DE LA DERNIÈRE ASSEMBLÉE ANNUELLE

L’adoption du procès-verbal de la dernière assemblée est proposée par monsieur Jean La Traverse, appuyée par monsieur Hugues Boisvert et adoptée à l’unanimité.

4. PRÉSENTATION DU RAPPORT ANNUEL DES ACTIVITÉS 2015-2016

Jean La Traverse fait un bref compte rendu des activités qui ont eu lieu au cours des 12 derniers mois :

• Présentation des membres du conseil : Hugues Boisvert, Christine Bourbeau, Jean Castonguay, Linda Doucet, Jean La Traverse, Marielle Lemoyne et Louise Mascolo.
  • Jean La Traverse fait mention qu’il n’a pas présenté sa candidature pour renouveler son mandat d’administrateur. Après 10 années à œuvrer dans la Ligue, une pause est requise pour réaliser des objectifs personnels.
• Nouveaux collaborateurs : Marc Lachapelle (Responsable de l’éthique et la conduite) et Alain Hénault (Directeur des élections) ;
• Des tournois de section ont eu lieu en octobre, mars et juin ;
• Le Régional Can-Am a eu lieu en août ;
• Des STACs ont été tenus en janvier et avril ;
• La finale du NAP a eu lieu en novembre ;
• Nouvelle saison pour les Équipes de 4 ;
• Prise en charge du Régional de la Fédération canadienne de bridge en avril;
• Coordination et promotion de la séance de qualification pour le GNT.
• En continu :
  • Envoi d’une lettre de bienvenue à chaque nouveau membre ;
  • Programme de parrainage ;
  • Peaufinage du site internet ;
  • Communications régulières aux membres ;
  • Publication d’articles en reconnaissance à certains bridgeurs: Joey Silver, Nicolas L’écuyer, Mark Yudin, Frédéric Pollack, Maurice Fortin, Alfred Morin et Micheline Durand;
  • Visites aux clubs ;
  • Subventions aux joueurs ;
  • Gestion de la relève des directeurs ;
  • Gestion des actifs.

5. Plan d’action – État des projets

Faits saillants des actions réalisées au cours de la dernière année :

• Préparation et coordination des premières Journées portes ouvertes (8 clubs) ;
• Lancement de la page Facebook ;
• Recherche de nouveaux sites pour les tournois (Ste-Thérèse à l’automne 2016 et Laval pour le CanAm 2017) ;
• Promotion et bonification du programme CAP de l’ACBL ;
• Mise à jour du dépliant avec la nouvelle image ;
• Présence au Mondial des jeux (20 bénévoles – 18 heures d’animation) ;
• Atelier en bibliothèque : première expérience en février 2016, entente avec 7 bibliothèques pour des ateliers à l’automne ;
• Motion déposée auprès de l’ACBL afin de revoir la structure des coûts exigés ;
• Mise en place d’un plan promotionnel des Journées portes ouvertes 2016.

6. PRÉSENTATION ET APPROBATION DES ÉTATS FINANCIERS 2016

Hugues Boisvert présente le rapport annuel de l’exercice financier se terminant le 31 mai 2016. Contrairement aux années antérieures, les états financiers n’ont pas été examinés par une firme comptable compte tenu des honoraires exigés (5 500$). C’est le trésorier qui est maintenant responsable de l’élaboration des états et, pour assurer transparence et fiabilité, les actions suivantes ont été entreprises :

• Ajout de nombreuses notes aux états financiers afin d’expliquer les différents postes ainsi que les écarts ;
• Formation d’un Comité de révision des états financiers composé de :
  • Jean-Guy Daoust, ancien président de la Ligue et CPA
  • Robert Morin, ancien administrateur de la Ligue et comptable retraité
  • Johane Frenette, Maître d’enseignement, département de sciences comptables HEC
• Les états financiers seront disponibles sur le site de la Ligue durant quelques semaines et toute personne désireuse d’obtenir plus d’information est priée de communiquer avec le trésorier.

L’exercice financier montre une perte de 62 085$ comparativement à un profit de 7 361$ pour l’exercice précédent. La différence de 69 446$ s’explique principalement par :

• Diminution des revenus de 50 887$
  • Tournois: – 4 070$
  • Placements: – 46 350$
• Augmentation des charges de 18 559$
  • Tournois en salle: + 14 668$
  • Charge STAC: + 2 275$
  • Subventions: + 8 295$
  • Gestion du site web: – 3 050$
  • Formation des directeurs: – 2 470$
• Frais de bureau: – 1 875$

Des dépenses promotionnelles, en lien avec le Plan d’action, ont été enregistrées au cours de l’exercice et représentent près de 36 000$.

L’avoir des membres totalise 222 318$ et est réparti comme suit :

• Avoir affecté: 162 175$
• Immobilisations: 6 476$
• Avoir non affecté: 53 667$

Pour d’autres explications sur les États financiers 2016, communiquer avec Hugues Boisvert, trésorier.

Madame Christine Bourbeau propose l’adoption des états financiers, proposition appuyée par  Kevin Grégoire et adoptée à l’unanimité.

7. MOTIONS À ÊTRE PROPOSÉES À L’ASSEMBLÉE

Madame Louise Mascolo propose que le quorum soit modifié afin qu’il corresponde au nombre de personnes présentes à l’assemblée. Cette motion est rejetée par une majorité des membres présents. Les arguments suivants sont avancés : la Ligue se protège en exigeant un minimum de membres présents et ces derniers réalisent qu’ils ont avantage à être informés des actions entreprises et enjeux dont le Conseil fait face.

8. PÉRIODE DE QUESTIONS

Aucune question.

9. MEMBRES DU CONSEIL D’ADMINISTRATION

Le conseil d’administration de la LBM est maintenant formé des personnes suivantes :

• Hugues Boisvert
• Christine Bourbeau
• Jean Castonguay
• Jacques Lafrance
• Marielle Lemoyne
• Louise Mascolo

L’assignation des postes, rôles et responsabilités incombant à chacun des membres sera déterminée lors de la prochaine rencontre du conseil d’administration prévue après la tenue du Can-Am 2016.              

10. LEVÉE DE L’ASSEMBLÉE

Jacques Lafrance propose la levée de l’assemblée, proposition appuyée par Alain Bonnin et adoptée à l’unanimité.